Depuis octobre 2018, la dématérialisation des procédures d’achat est devenue une obligation dans les marchés publics. Elle transforme en profondeur la façon dont les collectivités, établissements publics et opérateurs économiques interagissent. Si elle promet plus de transparence et d’efficacité, elle soulève aussi des enjeux importants en matière de sécurité, d’organisation et de respect du Code de la commande publique.
Pour faire les bons choix, il est essentiel de comprendre le cadre réglementaire, d’adapter ses outils et d’impliquer les acteurs concernés. Des organismes comme https://www.cfc.fr accompagnent les professionnels dans cette transition. Cet article propose un tour d’horizon des bonnes pratiques à adopter.
Maîtriser le cadre légal de la dématérialisation
Le socle juridique repose sur plusieurs textes essentiels :
- le Code de la commande publique ;
- l’arrêté du 22 mars 2019 fixant les fonctionnalités minimales des profils d’acheteurs ;
- et le RGPD pour la protection des données personnelles.
Les obligations concernent à la fois les pouvoirs adjudicateurs (mise à disposition dématérialisée des documents, réception des offres électroniques) et les soumissionnaires (signature électronique, dépôt via plateforme). Il faut aussi veiller à la validité des signatures, au bon horodatage des dépôts, et à l’accessibilité constante du profil d’acheteur.
Préparer son organisation à la transformation numérique
Réussir la dématérialisation ne se limite pas à installer un outil. C’est une démarche de fond qui touche les méthodes, les usages, les compétences. Cela commence par un audit :
- quels outils numériques sont déjà en place ? ;
- les agents sont-ils formés ? ;
- les processus internes sont-ils adaptés ?
Une conduite du changement est indispensable. Elle implique :
- la sensibilisation des équipes ;
- la formation ciblée selon les profils ;
- et un appui technique de la DSI.
Plus la démarche est anticipée, plus l’adoption est fluide.
Choisir les bons outils numériques
Le choix d’un profil d’acheteur est stratégique. Il doit être conforme, intuitif, et répondre aux exigences légales. D’autres outils viennent compléter l’écosystème :
- un parapheur électronique pour les validations internes ;
- une GED (gestion électronique des documents) pour l’archivage ;
- des certificats de signature reconnus (RGS, eIDAS) ;
- des outils d’automatisation pour les relances, alertes, horodatages.
Il est essentiel d’assurer une interopérabilité entre ces outils pour éviter les ruptures dans la chaîne de traitement.
Garantir sécurité, traçabilité et conformité
Dans les marchés publics, chaque action compte. Il faut pouvoir démontrer que les offres ont été reçues dans les délais, sans altération, et en toute confidentialité. Cela suppose :
- des systèmes d’horodatage certifiés ;
- une confidentialité renforcée jusqu’à l’ouverture des plis ;
- un archivage électronique à valeur probante ;
- des protocoles de cybersécurité en cas de faille ou d’incident.
Des tests réguliers et un plan de continuité d’activité (PCA) sont également recommandés.
Accompagner les utilisateurs et les entreprises
La réussite dépend aussi de l’expérience utilisateur. Il faut penser à ceux qui appliquent les procédures et à ceux qui y répondent.
Côté administration :
- former les acheteurs, agents de marchés, services techniques ;
- proposer des guides pratiques pour chaque étape ;
- désigner un référent interne en cas de blocage.
Côté entreprises :
- diffuser des tutoriels de réponse électronique ;
- mettre en place une hotline ou un support lors des appels d’offres ;
- simplifier autant que possible la navigation sur la plateforme.
Pourquoi se former reste indispensable
Le cadre évolue vite. Les outils changent, les exigences se précisent. Sans formation, il est difficile de rester conforme et performant. C’est là qu’intervient l’offre de CFC Formations.
Elle propose :
- des modules pour maîtriser les outils numériques (plateforme, signature, parapheur) ;
- des sessions sur la dématérialisation des marchés publics et ses impacts ;
- un accompagnement dédié pour les acheteurs publics, élus, et DSI.
Ces formations allient théorie et cas pratiques, avec des intervenants spécialisés dans la commande publique et la transformation digitale.
La dématérialisation des procédures d’achat est une opportunité de moderniser les pratiques, mais elle exige méthode et rigueur. En s’appuyant sur un cadre juridique clair, des outils adaptés et une montée en compétences ciblée, les acheteurs publics peuvent sécuriser leurs marchés et fluidifier leurs échanges avec les entreprises.
Pour approfondir vos connaissances, découvrez l’ensemble des modules proposés sur cfc.fr et formez vos équipes aux enjeux actuels de la commande publique numérique.
