Dans ce billet invité, Chad Burton, fondateur de Burton Law, et Nitin Gupta, ancien cofondateur de LawPivot et responsable du secteur juridique chez Box, décrivent comment les avocats peuvent adopter les technologies « post-PC » pour fournir plus efficacement des services juridiques. Ils se penchent sur trois domaines clés : (1) la collaboration interne au cabinet d’avocats (2) la collaboration externe et (3) le lawyering mobile.
Collaboration interne au cabinet d’avocats
Plus les avocats d’un cabinet sont capables de collaborer, mieux leurs clients sont servis. Pourtant, les systèmes de gestion des documents et de gestion de contenu hérités sont difficiles, voire impossibles, à accéder sur les appareils mobiles. Les avocats de Burton Law ont résolu ce problème en utilisant la collaboration en nuage sécurisée pour stocker et accéder aux fichiers depuis n’importe quel appareil. Chaque avocat peut télécharger les fichiers des clients et y accéder à tout moment. Les fonctions de marquage et d’affectation des tâches leur permettent de partager plus efficacement et rapidement les informations avec leur personnel para-juridique. Ils peuvent stocker et accéder à plusieurs versions de documents et suivre les modifications et les mises à jour des plaidoyers, des mémoires et des notes juridiques. Les avocats peuvent créer des dossiers clients partagés dans lesquels leurs clients peuvent télécharger des documents relatifs à leur affaire au lieu de passer en revue d’innombrables courriels ou de traiter des dossiers papier volumineux. Burton Law constate un impact positif sur la productivité, ainsi qu’une plus grande agilité dans le travail avec les clients.
Certains cabinets intègrent leur DMS cloud sécurisé à d’autres technologies importantes telles que les logiciels de facturation, les logiciels de gestion de cabinet, etc. Par exemple, si le DMS d’un cabinet d’avocats s’intègre à un logiciel de gestion des pratiques, chaque document enregistré par un avocat peut être lié automatiquement aux affaires des clients. En s’intégrant à Clio, par exemple, qui est une plateforme de gestion de cabinet, les avocats peuvent voir toutes les données pertinentes sur les affaires, y compris les documents stockés dans le cloud sécurisé.
Collaboration externe
En plus de collaborer avec les équipes internes, il est essentiel de pouvoir collaborer de manière sécurisée avec les parties externes, y compris l’avocat adverse ou le conseiller. Souvent, lors des demandes de production de documents, des ensembles massifs de dossiers juridiques sont demandés et le processus de collecte et de production des données est lourd. Les para-juristes et les avocats sont confrontés à des recherches de documents difficiles. Une fois les documents localisés, ils doivent ensuite être organisés dans des dossiers spécifiques. De nombreux documents étant trop volumineux pour être envoyés par courrier électronique, les données doivent être gravées sur un CD ou imprimées et envoyées par courrier. Ce processus est long, fastidieux et inefficace.
Avec les technologies de collaboration sécurisée dans le cloud, les documents peuvent être envoyés dans les deux sens via des dossiers et des liens partagés avec des autorisations et des contrôles granulaires. Les documents peuvent être immédiatement produits aux avocats de la partie adverse de manière confidentielle et rentable. C’est le cas chez Burton Law, où les avocats utilisent le cloud pour envoyer des documents et des dossiers via des liens plutôt que des pièces jointes. Les liens peuvent être désactivés à tout moment et sont également protégés par un mot de passe. Les statistiques d’accès au lien indiquent si les documents ont été visualisés ou téléchargés par le destinataire. Les avocats peuvent ainsi consacrer plus de temps à conseiller leurs clients et moins aux questions administratives.
Avocat mobile
Le rapport d’enquête 2012 de l’ABA sur les technologies juridiques a révélé que 89 % des avocats fournissaient des services juridiques à l’aide d’un smartphone. La mobilité des avocats est désormais essentielle pour mieux servir les clients et l’accès aux documents. Plus un avocat peut accéder facilement à un document et le modifier en déplacement, plus il peut répondre rapidement à un client.
Les avocats de Burton Law utilisent une foule d’applications mobiles et une collaboration sécurisée dans le cloud pour accéder à des documents juridiques tels que des contrats, des motions et des mémos juridiques et les réviser lorsqu’ils ne sont pas au bureau, au tribunal ou lors de réunions avec des clients.
